כמו כל דבר, גם המשימות שלך מתחלקות לשלשה חלקים

העומס, העומס…

ככל שהעסק שלנו גדל, כך גם המשימות שלנו מתרבות. לא רק זה, גם ההשלכות של אי ביצוע המשימות נהיות קריטיות יותר – כי יש יותר כסף ועובדים ובלגן שמונחים על הכף.  

זה קשה, וזה מורט עצבים, אבל זה הרבה יותר גרוע מזה. כי אם הגידול של העסק תלוי בקיבולת של הראש שלי, כמה אני יכול להעמיס עליו, אז כנראה שהעסק לא יוכל לגדול כל כך. כי כמה כבר אדם אחד יכול להחזיק בראש? וכאן נכנס כמובן נושא הניהול, והאצלת הסמכויות.

הפתרון – האצלת סמכויות?

האצלת סמכויות היא מילה נהדרת, היא מצלצלת מצוין, יש לה שם ממש אצילי… אבל בפועל, בעלי עסקים רבים מתקשים לייצר אותה. אגב, גם כשכבר מנסים להאציל סמכויות עושים זאת הרבה פעמים בצורה לא נכונה. אבל פעמים רבות לא מגיעים בכלל לשלב הזה. כל האחריות נופלת על בעל העסק, והעובדים שהוא מעסיק – בעצם מעסיקים אותו, כלומר נותנים לו הרבה מאד תעסוקה וכאב ראש, כשהוא צריך להתרוצץ אחריהם ולקחת אחריות על כל מה שהם עשו ובעיקר על מה שהם לא עשו.

למה זה לא מצליח?

כשאני יושב עם בעל עסק ומנסה להבין למה הוא בעצם לא מאציל סמכויות, יש כמה סיבות שחוזרות על עצמן. סדנא דארעא חד הוא, ככל הנראה.

העובדים שלי לא יוכלו לעשות “את זה” כמו שצריך; אף אחד לא עושה כמוני; המגע האישי שלי זה מה שעושה את כל העניין; אני לא סומך עליהם מול הלקוחות, הלקוחות לא יקבלו טיפול טוב ויברחו – זו משפחה אחת של טענות.

המשפחה השניה היא – אני לא יודע איך לעשות את זה; כל פעם שהאצלתי סמכויות זה לא הצליח, ובסוף אני הייתי צריך לעשות את העבודה; אין מה לעשות, אני חייב להיות מעורב בכל דבר.

לכל הטענות האלו יש בסיס מצוין במציאות, והמון הוכחות למה הן צודקות. אבל יש להן גם פתרון אחד: לעבור תהליך מסודר ונכון של ניהול, שבסופו האצלת הסמכויות תהיה משהו מאד מאד פשוט.

ועל הצעד הראשון בתהליך הזה אני רוצה לדבר כאן היום.

מה אני באמת רוצה לעשות בעסק שלי?

לכל אחד מאיתנו יש את מה שהוא באמת רוצה לעשות בעסק, את מה שהוא באמת נותן בו ערך מוסף, ויש גם את כל שאר המשימות – כל מה שאנחנו חושבים שבעל עסק צריך לעשות, וכל מה שאנחנו חושבים שאולי מישהו אחר צריך לעשות אבל אף פעם לא היה לנו למי לתת.

וכאן מגיע השלב הראשון: לסווג את המשימות שלנו. לעבור על כל מה שאנחנו עושים יום יום, נניח – במשך שבוע, או אולי גם לעבור בראש על כל מה שאנחנו עושים, ולרשום הכל. ואז לסווג: מה אני רוצה להמשיך לעשות, ומה לא. 

רגע, רגע. לפני שאתם מתאכזבים, לפני שאתם אומרים – נו, בטח. את זה עשינו כבר מזמן ולא יצא מזה כלום, יש כאן איזה עוקץ. 

מה אני רוצה לעשות – בעסק מושלם!

כי בדרך כלל, גם כשאנחנו מנסים לסווג את המשימות שלנו ולהחליט מה אנחנו צריכים לעשות ומה לא, אנחנו משתמשים בקריטריון של ההווה. מה אני יכול להאציל הלאה כעת, או בזמן הקרוב, ומה לא. וזה לא הקריטריון הנכון!

מה שאנחנו צריכים לשאול את עצמנו זה: בעסק מושלם, שבו היינו יכולים לבחור באמת מה אנחנו רוצים לעשות ומה לא – מה אז היינו מחליטים לעשות? מה אז היינו רוצים להמשיך לעשות, ומה היינו מעבירים למישהו אחר?

נכון, לא כל מה שנרצה להעביר החוצה בעסק מושלם נוכל להעביר מיד, או אפילו בזמן הקרוב. אז מה? עדיין, אם נרצה להתקדם בכיוון הנכון – ההבחנה הזו היא ההבחנה החשובה. אחרת נמצא את עצמנו הולכים על מהלכים חלקיים מאד, שבסופו של דבר לא יתנו פתרון אמיתי ולא יורידו מאיתנו את העומס. וזה מה שקורה יותר מדי פעמים לבעלי עסקים.

ומה עם החלק השלישי?

עד כאן אמרנו שהמשימות שלנו מתחלקות לשני חלקים: החלק שאני רוצה לעשות, והחלק שלא. אמרנו גם שאת ההבחנה צריך לעשות לא לפי יכולת הביצוע שלי היום, אלא לפי מה שאני רוצה שיהיה כשהעסק יהיה מושלם. אבל מה עם החלק השלישי של המשימות?

ובכן, החלק הזה חשוב לא פחות. כי יש משימות שאני רוצה לעשות בעצמי, יש משימות שאני רוצה שמישהו אחר יעשה, אבל יש משימות שבעצם מן הראוי היה לא לעשות אותן בכלל! וזה מה שהייתי רוצה בעסק מושלם.

משימות כאלו הן מרדף אחרי תזרים מזומנים, למשל, אבל גם ניהול קשרים עם לקוח מסוג שלא הייתי רוצה, תחזוקה של תחום בעסק שאני כרגע זקוק לו בשביל הכנסות אבל בעצם הייתי רוצה לעשות משהו אחר בכלל ועוד ועוד.

אם לא נשים לב לחלק הזה, יקשה עלינו מאד לדעת במה באמת להתמקד ואיך נכון לבנות את העסק הלאה.

מניחים יסודות לצמיחה

כי זה מה שאנחנו עושים כאן בעצם, כשאנחנו מתחילים למפות את המשימות שלנו במבט כזה. אנחנו לא רק עושים סדר היום. אנחנו בעצם מניחים את היסודות לגידול בריא של העסק, כך שבעוד תקופת זמן העסק שלנו יהיה בדיוק העסק שרצינו שיהיה לנו.

אז אם גדלתם, והגעתם לנקודה שבה העומס עליכם גדול מדי ואתם לא יודעים איך לצאת מזה ואיך להתפתח – זה הצעד הראשון.

וכרגיל, אם אתם רוצים עזרה – בשמחה, אני כאן.

להתראות!

יהושע

4 תגובות “כמו כל דבר, גם המשימות שלך מתחלקות לשלשה חלקים

  1. רוזנר שמואל

    מאמר יפה ומקצועי,נהנתי מאוד.רוצה ליישם בהצלחה.

סגור לתגובות.